Büroreinigung umfasst die freien Flächen: Was nicht freigeräumt ist, wird umgangen – und wo Mandanten- oder Patientendaten zugänglich sind, entscheidet die Organisation des Auftraggebers über Zutritt und Berührung.
Büroreinigung ist die wiederkehrende Reinigung von Arbeitsplätzen, Verkehrsflächen, Sanitärbereichen und Sozialräumen. Sie umfasst die freien Flächen: Schreibtische werden nicht abgeräumt, Unterlagen nicht bewegt, Dokumente nicht entsorgt. In Kanzleien und Praxen treffen Reinigungskräfte auf Berufsgeheimnisse; die Verschwiegenheitspflicht erstreckt sich auch auf mitwirkende Personen. Der Turnus folgt der Nutzung, nicht der Fläche.
Büroreinigung ist die Leistung mit der kleinsten Vertragssumme und dem größten Ärgerpotenzial. Der Grund ist strukturell: Es gibt keinen neutralen Zeugen. Gereinigt wird nach Feierabend oder vor Arbeitsbeginn, bewertet am nächsten Morgen von Menschen, die ihr Büro kennen und jede Veränderung bemerken. Vier Beschwerden dominieren, und alle vier sind Grenzprobleme – verschobene Unterlagen, benetzte Geräte, fremde Personen, die nachts allein durch die Räume gehen, und der Kühlschrank in der Teeküche, der nie gereinigt wird. Wer diese Grenzen vor der Vergabe klärt, führt sie später nicht jahrelang.
Vor der Vergabe wird das Objekt begangen und in Raumgruppen gegliedert: Büro, Verkehr, Sanitär, Sozial, Nebenfläche. Für jede Raumgruppe werden Umfang und Frequenz festgelegt und im Leistungsverzeichnis festgehalten. Parallel werden die Grenzen des Auftrags beschrieben – welche Fläche als bearbeitbar gilt, welche Behälter geleert werden dürfen, welche Geräte unberührt bleiben, wie der Zutritt geregelt ist und wer im Haus für das Freiräumen verantwortlich ist. Was dabei offen bleibt, wird später zur Reklamation.
Passend zu dieser Leistung – abgestimmt auf Objekt und Branche.
Ein Büro mit überwiegender Präsenz und Kundenverkehr trägt die Last im Sanitärbereich und in der Eingangszone, ein Büro mit überwiegendem Außendienst nicht. Die Frequenz wird je Raumgruppe festgelegt, nicht für das Gebäude pauschal.
Wo Mandanten- oder Patientendaten zugänglich sind, erstreckt sich die Verschwiegenheitspflicht auch auf mitwirkende Personen. Was der Auftraggeber dafür organisatorisch festlegen sollte, steht hier beschrieben – ein mündliches „das ist selbstverständlich“ erfüllt es nicht.
Ob eine Fläche gereinigt werden kann, entscheidet der Clean-Desk-Punkt: Freie Flächen werden bearbeitet, Gegenstände nicht bewegt. Diese Regel gehört schriftlich in den Auftrag, sonst entscheidet es der Zufall.
Ablauf
Flächen, Arbeitsplätze, Sanitärbereiche, Teeküche und Nebenräume werden aufgenommen, Belegung und gewünschtes Zeitfenster notiert.
Clean-Desk-Regel, Umgang mit Unterlagen und Wertsachen, Liste der Behälter, die geleert werden dürfen, und die IT-Regel: welche Geräte berührt werden dürfen und welche nicht.
Umfang und Frequenz werden je Raumgruppe schriftlich fixiert – die Grundlage für Kalkulation und spätere Abnahme.
Schlüssel, Transponder oder Codesystem mit namentlicher Zuordnung und Quittung; bei Berufsgeheimnissen eine dokumentierte Verpflichtung der eingesetzten Kräfte; Klärung, ob eine Anwesenheit im Haus erforderlich ist.
Umbau, zusätzliche Etage, mehr Publikumsverkehr oder geänderte Arbeitsmodelle verändern die Belegung und damit den Aufwand.
Diese Leistung bewegt sich in einem Rahmen aus gesetzlichen Pflichten, technischen Regelwerken und betrieblicher Praxis. Die Unterscheidung ist wichtig, weil sie bestimmt, wer wofür verantwortlich ist.
Die genannten Regelwerke beschreiben Anforderungen an die Ausführung der Leistung – sie sind keine Zertifizierung von BREREI. VDI- und DIN-Normen sind kostenpflichtig und lagen im Volltext nicht vor; wo eine Aussage die Norm im Detail berührt, ist das an der Stelle vermerkt.
Die genannten Regelwerke gelten für die Ausführung dieser Leistung. Sie beschreiben Anforderungen und Prüfpunkte – keine Zertifizierung, Prüfung oder Freigabe durch BREREI.
Kurz beantwortet, damit Sie einschätzen können, ob die Leistung zu Ihrem Objekt passt.
Ja – das ist die Voraussetzung dafür, dass die Fläche überhaupt gereinigt werden kann, denn der Reinigungsumfang bezieht sich auf freie Flächen. Wird ein Arbeitsplatz nicht freigeräumt, wird er umgangen und die Fläche bleibt ungereinigt. Vertraglich ist das keine Minderleistung, sondern die Folge einer nicht erbrachten Vorleistung. Wer das vorher schriftlich regelt, vermeidet die häufigste Reklamation.
Sie dürfen den Behälter entleeren, aber nicht entscheiden, welche Papiere hineingehören. Sobald Unterlagen in einem Behälter liegen, stellt sich die Frage nicht mehr, ob sie hätten vernichtet werden dürfen. Deshalb gilt: Alles, was nicht in den Behälter darf, darf dort nicht liegen. Datenschutzgerechte Aktenvernichtung ist ein eigener Vorgang und gehört in einen gesonderten Auftrag, nicht in den Reinigungsvertrag.
In Kanzleien, Steuerberatungen und Praxen ist das kein Nebenthema. Die Verschwiegenheitspflicht der Berufsgeheimnisträgerin erstreckt sich nach dem Strafgesetzbuch auch auf mitwirkende Personen. In der Praxis heißt das: Der Auftraggeber sollte eine dokumentierte Verpflichtung der eingesetzten Kräfte verlangen und zu seinen Unterlagen nehmen. Das sollten Sie in der Ausschreibung ausdrücklich festlegen; ein mündliches „das ist selbstverständlich“ erfüllt die Anforderung nicht.
Zunächst entscheidet der Auftraggeber, ob überhaupt. Viele IT-Richtlinien untersagen Dritten den Umgang mit Geräten; dann ist die Position nicht Teil des Auftrags. Wird sie beauftragt, gilt technisch: keine Flüssigkeit am Gerät, kein Sprühstoß direkt auf die Oberfläche, keine Druckreinigung. Sinnvoll ist die Gerätereinigung als eigene, benannte Leistungsposition – dann ist im Schadensfall geklärt, was vereinbart war.
Die Teeküche gehört üblicherweise dazu: Arbeitsflächen, Spüle, Armaturen sowie Außenflächen von Kaffeemaschine, Mikrowelle und Kühlgerät. Die Grenze verläuft dort, wo aus der Teeküche ein Lebensmittelbetrieb wird. Für eine Betriebskantine mit Speisenausgabe gelten andere Hygieneanforderungen als für eine Büroküche mit Wasserkocher, und beides braucht unterschiedliche Leistungsverzeichnisse. Was Sie in der Ausschreibung festlegen sollten: um welchen Raumtyp es geht – sonst bleibt der Umfang offen.
Das lässt sich nicht aus der Bürogröße ableiten. Entscheidend ist, wie viele Personen die Sanitärbereiche und Verkehrsflächen tatsächlich nutzen. Ein Büro mit überwiegender Präsenz und Kundenverkehr braucht im Sanitärbereich eine andere Frequenz als ein Büro gleicher Größe mit überwiegendem Außendienst. Fachlich richtig ist deshalb ein Turnus je Raumgruppe – meist eine hohe Frequenz für Sanitär und Eingangszone, eine mittlere für Büroflächen und eine niedrige für Nebenräume.
Technische und rechtliche Einordnung zum Thema – für Betreiber, die eine Entscheidung vorbereiten.
Der nächste Schritt ist eine Begehung – und ein kurzes Gespräch darüber, wer im Haus was freiräumt. Hilfreich dafür sind Grundriss oder Raumbuch, die Zahl der Arbeitsplätze, das gewünschte Zeitfenster und die IT-Regel zum Umgang mit Geräten.
Leistung, Objekt und Kontaktdaten – mehr brauchen wir nicht.
